Preocupadas com a produtividade de seus funcionários, empresas brasileiras estão reformulando espaços de reunião para reduzir o tempo de duração dos encontros. Já há exemplos de ambientes que aboliram o uso de cadeiras e transformaram mesas em balcões, copiando modelos adotados no exterior.

A ideia é reduzir o conforto e eliminar focos de distração que, segundo especialistas, são empecilhos para reuniões mais curtas e objetivas.

Salas sem cadeiras

Há pouco mais de um mês, a empresa de internet Reclame Aqui, sediada em São Paulo, reformou suas salas de reunião com o objetivo de acelerar as conversas entre os funcionários. A principal mudança foi a retirada das cadeiras.

Os demais espaços da reunião, cerca de 30% das salas, passaram a ser usados apenas para encontros mais longos.

As empresa também trocou paredes por vidros e substituiu as mesas por balcões adaptados à altura dos funcionários, com o intuito de tornar o ambiente mais informal, ao estilo de bares e cafés.

Segundo o presidente da empresa, Maurício Vargas, o tempo das reuniões diárias caiu cerca de 70%, passando de aproximadamente 1 hora para 15 minutos.

“É uma mudança de cultura necessária, porque o tempo é uma coisa muito preciosa no ambiente de trabalho”, diz Vargas.

Houve alguma resistência à ideia, principalmente de colaboradores mais velhos, conta o presidente do Reclame Aqui. Na empresa de 164 funcionários, há empregados da faixa dos 20 anos até acima de 70 anos.

"A mudança foi mais bem aceita pelo público jovem", afirma o executivo. Para pessoas com dificuldades físicas, a empresa colocou banquetas à disposição nas salas de reunião.

A coach executiva Luciana Tegon explica que o modelo de salas sem cadeiras vem sendo adotado recentemente no Brasil e foi inspirado na cultura empresarial de outros países. "Este modelo é voltado, geralmente, para encontros no início do dia ou antes do almoço, indicados para durar no máximo 15 minutos", diz.

Espaços menores e menos estímulos

O diretor da consultoria empresarial People+Strategy, João Roncati, conta que a preocupação das empresas em tornar os encontros mais dinâmicos é crescente.

Vários de seus clientes estão adaptando ambientes de trabalho, com a instalação de salas menores, auditórios e espaços mais colaborativos, incluindo a instalação de elementos visuais para manter o foco dos funcionários, como monitores.

“Há uma grande deficiência nas organizações em transformar o espaço das reuniões em um lugar mais produtivo. As empresas estão se inspirando em startups que oferecem ambientes mais descontraídos, mas que ao mesmo tempo não constrangem empregados de perfil mais formal”, explica Roncati.

Para a coach Luciana, reuniões longas demais fazem as pessoas se desconectarem do objetivo principal do encontro. "Todo mundo fica entediado, começam as conversas paralelas e há todo tipo de distração. Por isso, o mundo corporativo está buscando soluções para melhorar a eficiência”.

Essa mudança de cultura mostra que o formato tradicional das reuniões não está dando certo, na avaliação do consultor da People+Strategy. "As pessoas ficam olhando o celular por baixo da mesa e estes anteparos psicológicos são espaços de conforto que tornam a reunião menos produtiva”.

Fazer reuniões em pé, pondera Roncati, funciona melhor com grupos menos numerosos e devem a ferramenta deve ser encarada apenas como algo complementar para melhorar a dinâmica de trabalho.

Adaptação não pode ser isolada

Roncati acrescenta que de nada adianta retirar as cadeiras das salas se a reunião não tiver um planejamento prévio quanto a sua duração, tema de discussão e objetivo.

Luciana concorda que, para uma reunião se tornar mais produtiva, não basta adaptar o ambiente físico. É preciso que ela tenha um objetivo claro e bem definido. "Tudo precisa estar pronto e formulado previamente e é preciso estabelecer um horário de duração desses encontros".