Com o objetivo de minimizar os danos ocasionados no processo de armazenamento, busca e recuperação de informações, a Fundação Universitária de Desenvolvimento de Extensão e Pesquisa (Fundepes) aderiu à gestão eletrônica dos documentos processados dentro da instituição. A iniciativa visa promover o acesso rápido, seguro, remoto e simultâneo aos dados necessários ao desenvolvimento das atividades da fundação.

“Nós pretendemos garantir, por meio dessa iniciativa, o máximo de integridade aos dados que estão arquivados na fundação. Com isso, iremos proporcionar o máximo de segurança aos documentos físicos e digitais, e garantiremos o controle total do acesso físico e eletrônico das informações, além de melhorar a qualidade no ambiente de trabalho de funcionários e bolsistas e otimizar os processos de gestão no âmbito interno da nossa instituição”, detalhou a vice-presidente da Fundepes, Taciana Melo.

A diretora financeira da Fundepes, Edriene Teixeira, pontuou que a fundação avança em ações que facilitem os processos institucionais. “Os problemas mais recorrentes encontrados na gestão de dados se referem ao acondicionamento inadequado de documentos, inexistência de padrões únicos para classificação, ordenação, acesso e disponibilização das informações de forma acessível. Nós queremos facilitar e promover a acessibilidade desses dados para a comunidade acadêmica e para os funcionários”, afirmou.

A ausência de padronização no arquivamento físico junto com desalinhamento tecnológico e inexistência de software para proceder e congregar todo o gerenciamento eletrônico dos documentos, é um desafio enfrentado em algumas instituições. A Fundepes avança na superação desta realidade e na adequação do espaço de arquivamento dos itens documentais e vivencia acessibilidade nunca antes vista na história.