Nem toda organização usa organogramas da mesma forma, no entanto, aqueles que implementaram criador de organograma descobrir que podem fazer mais do que o previsto quando o compraram. Aqui estão alguns casos de uso para dar uma ideia de como os organogramas atuais podem ser benéficos para uma organização.

Nova contratação onboarding

Quando uma empresa contrata um novo funcionário, o processo de integração costuma ser lento. O novo contratado pode até dizer que é doloroso. Por quê? Como aprender a lidar com o novo escritório é difícil o suficiente, saber quem você precisa conhecer é outra fera. Estudos mostram que um dos maiores desafios para os novos contratados é aprender sobre seus colegas de trabalho e quem faz o quê. Ser apresentado a dezenas de pessoas diariamente pode ser opressor, confuso e até frustrante. A maioria dos novos contratados quer impressionar logo de cara, mas se eles não sabem a quem pedir ajuda e informações, eles passam a maior parte do dia pesquisando em vez de produzir resultados.

O organograma da empresa mostra os novos funcionários no instante em que eles entram na empresa e como se encaixam na empresa. Usando o organograma, eles podem aprender rapidamente quem é quem, quem faz o quê, quem trabalha onde e quem eles precisam saber. Por exemplo, se o novo funcionário for contratado em marketing, ele precisa conhecer a pessoa jurídica que precisa revisar seu trabalho. Simplesmente pesquisando no aplicativo de organograma em “jurídico”, os nomes de todas as pessoas no jurídico serão apresentados. A partir daí o novo funcionário pode analisar cada perfil para descobrir quem trabalha especificamente com marketing.

O novo funcionário pode ler um pouco sobre o advogado e, em seguida, tocar em sua imagem para se conectar instantaneamente a ele por telefone ou e-mail. Melhor ainda, o novo contratado pode ver onde o advogado está localizado para se aproximar e se apresentar pessoalmente.

Outra forma de o software beneficiar os novos contratados é ajudando-os a colocar rostos com nomes. Porque os organogramas podem servir como um diretório de fotos de funcionários para incluir fotos, os novos contratados podem digitar um nome e ver instantaneamente a foto. Isso pode ser útil antes e depois das reuniões e para aprender os nomes dos membros da equipe rapidamente.

Envolvendo funcionários remotos

A força de trabalho de hoje é muito diferente até mesmo de uma década atrás. A Gallup relata que o tele trabalho para o trabalho subiu para 37% em 2015, quase 10 pontos percentuais a mais desde 2008. Mais empresas estão permitindo que os funcionários trabalhem remotamente ou tenham uma estrutura de força de trabalho dispersa. Esses funcionários raramente entram no escritório corporativo, tornando difícil se sentir parte da equipe.

Embora as empresas que oferecem horários e ambientes de trabalho flexíveis tenham mais probabilidade de atrair trabalhadores de alta demanda, pode ser desafiador ajudá-los a se conectar com os colegas de trabalho. O software de organograma é uma forma pela qual as organizações podem reunir uma equipe virtual. Como cada funcionário tem informações detalhadas de colegas de trabalho acessíveis a partir de seus dispositivos móveis, eles podem encontrar rapidamente quem precisam e se conectar com eles. Eles podem ver suas fotos, ler seus perfis e encontrar detalhes para se conectar em um nível mais pessoal. Estar remoto não significa mais estar sozinho.

Aumente a produtividade do funcionário

Os funcionários passam horas todos os dias procurando pessoas e informações. Quando combinado com todos os funcionários por dia, o número de horas perdidas aumenta exponencialmente. Um estudo estima o número em 2,5 horas por funcionário por semana em busca de pessoas e informações. Isso tem um impacto significativo na produtividade e eficiência.

O software de organograma ajuda as pessoas a encontrarem quem precisam, mesmo que não tenham certeza de quem estão procurando. Considere, por exemplo, uma pessoa do setor de finanças que precisa falar com alguém do RH, mas não tem certeza de quem. Ao inserir algumas palavras-chave na caixa de pesquisa, semelhante a uma pesquisa do Google, eles podem encontrar rapidamente todas as pessoas de RH que se enquadram nessa descrição. Eles podem então se aprofundar em cada perfil de RH para restringir ainda mais sua pesquisa. Em vez de enviar e-mails ou interromper outras pessoas para solicitar essas informações, eles têm tudo ao seu alcance sempre que precisam.

Melhore a felicidade e a produtividade do funcionário

Estudos mostram que o que torna as pessoas mais felizes não é a renda, mas os relacionamentos e a saúde. O local de trabalho está maduro para esses relacionamentos, mas muitos ainda se sentem isolados no trabalho. Até 70% das pessoas dizem que ter amigos no trabalho é o elemento mais crucial para uma vida profissional feliz.

Os CEOs podem causar um impacto significativo na vida de seus funcionários, dando-lhes uma plataforma para construir esses relacionamentos. Organogramas modernos ajudam as pessoas a se conectar de uma forma que nenhum outro software faz. Dá-lhes informações que podem usar para serem mais produtivos, mas também detalhes uns sobre os outros que ajudam a criar amizades.

A maioria das organizações que usa este software gosta de adicionar mais campos pessoais para tornar os perfis mais interessantes. Incluir itens pesquisáveis, como animais de estimação, comidas e restaurantes favoritos, local de férias mais recente, hobbies e / ou interesses, envolve os funcionários em ambas as extremidades. As pessoas normalmente gostam de falar sobre si mesmas e contar suas histórias, enquanto outras gostam de descobrir novos fatos sobre seus colegas de trabalho. Isso também ajuda a preencher lacunas onde os funcionários podem nunca ter tido um motivo para falar. Agora, quando eles podem encontrar interesses e experiências comuns a partir desses perfis, os funcionários podem iniciar uma conversa que geralmente leva a relacionamentos reais.

Encontre oportunidades de crescimento na carreira para funcionários

Outro fator para manter os funcionários felizes envolve oportunidades de crescimento. A Gallup descobriu que as oportunidades de crescimento estão entre os três principais fatores que mantêm os funcionários satisfeitos. O software de organograma ajuda a todos a descobrir os conjuntos de habilidades que podem não estar disponíveis em seus próprios departamentos. O pool de talentos se expande repentinamente, dando aos funcionários a flexibilidade de usar seus talentos e habilidades nos departamentos e em toda a empresa.

Tudo começa, porém, com a comunicação. Todos os funcionários da empresa devem saber o que se espera que façam, como sua função contribui para o sucesso geral da empresa e onde têm oportunidades de desenvolver suas habilidades. As empresas devem definir papéis e caminhos de crescimento individual para dar aos funcionários algo a que aspirar e, em seguida, fornecer a educação e o treinamento para chegar lá.

Quando as empresas podem envolver seus funcionários, conectá-los uns aos outros de maneira profissional e pessoal e ajudá-los a serem mais produtivos, é incrível o que pode acontecer. Se você ainda não viu o que os organogramas modernos podem fazer, vale a pena pesquisar para descobrir seus muitos benefícios.

Desafios com organogramas tradicionais

No entanto, existem vários problemas com o organograma tradicional. O mais óbvio é que, até recentemente, era um documento estático. O RH nem sempre se lembra ou tem tempo para fazer as atualizações, principalmente quando uma empresa está crescendo rapidamente e aumentando o número de funcionários regularmente. O organograma rapidamente se torna um documento histórico, em vez de um recurso em tempo real. Cada posição adicionada ou alterada requer uma edição manual, então o novo documento deve ser redistribuído. No momento em que todos têm o gráfico atualizado, ele está desatualizado no segundo em que qualquer posição é adicionada ou alterada.

O efeito contrário de todas essas edições necessárias é que muda a percepção da utilidade do gráfico. Todos entendem que provavelmente é impreciso, portanto, ou se contentam com dados incorretos ou optam por não usá-los. Em vez de ser uma representação em tempo real da empresa, é teórico. Não é exatamente o tipo de dados do qual os líderes de negócios podem depender para tomar decisões acertadas.

Outro problema com ferramentas desatualizadas é que elas têm dificuldade em se ajustar às estruturas organizacionais mais criativas e progressivas de muitas das empresas de hoje. Em vez das estruturas facilmente ilustradas de empresas baseadas em produtos e divisões, por exemplo, estamos vendo estruturas mais “planas” e “holocráticas” que, na verdade, têm muito pouca estrutura. Essas organizações têm uma cultura de colaboração cruzada que incentiva todos a fazer o que precisa ser feito, trabalhar em várias equipes e oferecer seus talentos onde quer que possam ser melhor aproveitados. Em vez de silos, essas empresas são mais uma “equipe de equipes”. Embora esse design possa promover inovação, criatividade e colaboração, como você traça os limites para representá-lo?

Felizmente, com a tecnologia emergente, os organogramas chegaram nesta era digital. Os organogramas modernos podem fazer muito mais do que diagramar com caixas e linhas. Na verdade, o software de organograma resolve todos os problemas inerentes ao Visio e ao PowerPoint, por exemplo, enquanto adiciona recursos que todos os funcionários podem apreciar. Não é mais apenas uma ferramenta de gerenciamento.